17 วิธีง่ายๆ ในการทำให้การประชุมของคุณดีขึ้น

สารบัญ

  1. ก่อนการประชุม
    1. ประเมินเหตุผลในการประชุม
    2. พิจารณาทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องนำติดตัวไปด้วย
    3. แจ้งกำหนดการให้ทุกท่านทราบ
    4. เชิญคนที่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่น
    5. ยึดกฎพิซซ่าสองข้อ
    6. ใส่ความคิดบางอย่างลงในการวางแผนทางกายภาพของการประชุม
    7. พิจารณาการนำเสนอของคุณ
    8. โบนัส: เลือกเครื่องมือการประชุมออนไลน์ที่เหมาะสม
  2. ระหว่างการประชุม
    1. สนับสนุนให้ทุกคนมีส่วนร่วม:
    2. แตกเรื่องตลกหรือสอง
    3. ระวังภาษากายของคุณ
    4. ให้มันสั้น
    5. มีไหวพริบ
    6. หลีกเลี่ยงการบ่น
    7. จดจ่อและมีส่วนร่วม
  3. หลังการประชุม
    1. แบ่งปันนาที
    2. ขอความคิดเห็น
    3. วางแผนสำหรับอนาคต

คุณกลัวการประชุมหรือไม่? คุณอาจทำผิดพลาดในการประชุม 7 อันดับแรก ไม่ต้องกังวล! ฉันจะฝ่าฟันข้อผิดพลาดในการประชุมทั้ง 7 ข้อและให้วิธีแก้ปัญหาการประชุมง่ายๆ 7 ข้อแก่คุณ

นักธุรกิจมีการประชุมมากมาย มากมายจนเมื่ออ่านประโยคนี้จบ 8,000 การประชุม จะเริ่มในสหรัฐอเมริกา สำหรับพวกเราหลายคน ความคิดที่จะเข้าร่วม (หรือแย่กว่านั้น โฮสติ้ง ) การประชุมก็เพียงพอแล้วที่จะสร้างความกลัวในใจเรา สำหรับคนอื่น ๆ พวกเขาเป็นเพียงเบื่อหน่าย อันที่จริง การสำรวจคนงานในสหรัฐฯ อ้างว่า 'การประชุมมากเกินไป' เป็น’ เสียเวลามากที่สุด .

การประชุมที่ทำได้ไม่ดีอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อ ใช้เวลานาน และไม่เกิดผลอย่างเหลือเชื่อ ซึ่งไม่เพียงแต่สร้างความหงุดหงิดให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้องเท่านั้น แต่ยังมีค่าใช้จ่ายสูงสำหรับธุรกิจอีกด้วย



การประชุมที่ไม่ก่อผลทำให้เสียมากกว่า 37 พันล้านดอลลาร์ต่อปีในสหรัฐอเมริกาเพียงประเทศเดียว

กราฟนี้แสดงรายการประเภทการประชุมที่พบบ่อยที่สุด รวมถึงการประชุมเจ้าหน้าที่ (47%) คณะทำงาน (22%) และการแบ่งปันข้อมูล (21%)

และมีการประชุมประเภทต่างๆ มากมาย! ตั้งแต่การประชุมเจ้าหน้าที่ไปจนถึงกองกำลังเฉพาะกิจ การระดมความคิดไปจนถึงการประชุมในพิธี คุณจำเป็นต้องรู้วิธีจัดการประชุมให้ดีขึ้น



เราต้องปรับปรุงวิธีการประชุม ซึ่งหมายถึงการสร้างแผนปฏิบัติการการประชุม

ในที่สุดก็ถึงเวลาบอกลาการประชุมที่เลวร้ายและเริ่มต้นวิธีการใหม่ในการทำสิ่งต่างๆ!

นี่คือเหตุผลที่ฉันรวมตัวกัน การประชุม 101.

ก่อนการประชุม

ประเมินเหตุผลในการประชุม

การประชุมควรเน้นไปที่การตัดสินใจที่สำคัญและเกี่ยวข้องกับการแก้ปัญหาหรือการอภิปรายอย่างลึกซึ้ง บ่อยครั้งที่มีการใช้การประชุมเพื่อแบ่งปันข้อมูลประจำกับทีม คิดกับตัวเองว่า คุณสามารถสื่อสารข้อมูลนี้ในอีเมลได้อย่างมีประสิทธิภาพหรือไม่ ถ้าใช่ ทำอย่างนั้น มันจะ ประหยัดเวลา, และทีมงานของคุณจะขอบคุณสำหรับมัน

↑ สารบัญ ↑

พิจารณาทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องนำติดตัวไปด้วย

อย่าเข้าประชุมมือเปล่า โดยเฉพาะถ้าคุณเป็นเจ้าภาพจัดการประชุม อย่างน้อยที่สุด คุณจะต้องมีบันทึกเกี่ยวกับสิ่งที่คุณต้องการพูดคุยและบรรลุผล แต่คุณยังต้องใช้ปากกาและกระดาษเพื่อที่คุณจะได้จดบันทึกสิ่งที่สำคัญ

ควรพิจารณาด้วยว่าคุณต้องการเอกสารใดๆ ร่วมกับคุณเพื่อแบ่งปันกับผู้เข้าร่วมประชุมหรือไม่ เช่น:

  • ข้อมูลและสถิติ
  • แผนภูมิและรายงาน
  • แผนการขาย
  • แผนการผลิต
  • รายงานการประชุมครั้งก่อน

ทั้งหมดนี้จะแตกต่างกันไปในแต่ละอุตสาหกรรม และแม้แต่ธุรกิจกับธุรกิจ หรือทีมต่อทีม แต่คุณจะได้รับส่วนสำคัญของมัน

↑ สารบัญ ↑

แจ้งกำหนดการให้ทุกท่านทราบ

หากคุณตัดสินใจว่าจะต้องจัดการประชุม คุณจะต้องส่งอีเมลพร้อม เป้าหมายที่คุณตั้งไว้ . ให้ผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนรู้ว่าคุณต้องการอะไร บรรลุ และการพูดคุยเกี่ยวกับจะช่วยให้ทุกคนจดจ่อกับเรื่องที่อยู่ในมือ

มีเพียงประมาณ 37 เปอร์เซ็นต์ของการประชุมในสหรัฐอเมริกาที่ใช้วาระการประชุม แม้ว่าจะปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานอย่างมากก็ตาม

นอกจากนี้ a บุกเบิกการศึกษา ในสาขาจิตวิทยาแนะนำว่าควรมีการอภิปรายวาระในตอนเริ่มต้นและประเด็นสำคัญ ๆ จะได้รับการจัดการเป็นอันดับแรกเพื่อให้ทุกอย่างมีสมาธิ

↑ สารบัญ ↑

เชิญคนที่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่น

เป็นการเสียเวลาและกำลังคนในการนำผู้คนเข้ามาในที่ประชุมซึ่งไม่จำเป็นต้องอยู่ที่นั่น พิจารณา ที่จะได้รับประโยชน์จากการประชุม และใครคือผู้เชี่ยวชาญคนนั้น ความต้องการ ที่จะอยู่ที่นั่นและเชิญผู้เข้าร่วมประชุมตามนี้

การศึกษาบางส่วน แนะนำว่ามากถึง 71 เปอร์เซ็นต์ของผู้จัดการอาวุโสพิจารณาว่าการประชุมไม่เกิดผลและไม่มีประสิทธิภาพ และการเชิญคนผิดอาจเป็นเหตุผลที่ใหญ่ที่สุดข้อหนึ่งสำหรับเรื่องนี้

↑ สารบัญ ↑

ยึดกฎพิซซ่าสองข้อ

Jeff Bezos CEO ของ Amazon เริ่มต้นสิ่งนี้ด้วยแนวคิด เขานำไปใช้กับทีมโดยทั่วไป แม้ว่าจะใช้ได้กับการประชุมก็ตาม

หากคุณต้องการพิซซ่ามากกว่าสองถาดเพื่อเลี้ยงทุกคน มีคนมากเกินไป

คุณเคยได้ยินวลีที่เชฟทำน้ำซุปมากเกินไปหรือไม่? มันเป็นความจริง. การศึกษา ได้แสดงให้เห็นว่าสำหรับแต่ละคนมากกว่าเจ็ดสมาชิกในกลุ่ม ประสิทธิภาพการตัดสินใจลดลงประมาณ 10 เปอร์เซ็นต์ เอ๋! นอกจากนี้ ยิ่งกลุ่มมีขนาดใหญ่เท่าใด พฤติกรรมต่อต้านและการรุกรานระหว่างบุคคลก็จะเกิดขึ้นมากขึ้นเท่านั้น

เหตุผลของเรื่องนี้ค่อนข้างชัดเจน ยิ่งผู้คนจำนวนมากต้องการการอภิปรายมากขึ้น ความขัดแย้งก็มากขึ้น และความตึงเครียดก็เพิ่มมากขึ้น

หากเป็นกฎที่ดีสำหรับ Jeff Bezos ก็เป็นกฎที่ดีสำหรับเรา

↑ สารบัญ ↑

ใส่ความคิดบางอย่างลงในการวางแผนทางกายภาพของการประชุม

การวิจัยพบว่า ที่การออกแบบการประชุมของคุณโดยคำนึงถึงระดับเสียง แสง และความสดชื่น ทั้งหมดสามารถปรับปรุงการรับรู้เกี่ยวกับคุณภาพการประชุมได้ ใครอยากประชุมตอนเที่ยงแบบไม่มีอาหารบ้าง? หรือการประชุมในตอนเช้าโดยไม่ต้องดื่มกาแฟ?

การทำให้ผู้เข้าร่วมประชุมของคุณสบายใจขึ้นหมายความว่าพวกเขามีแนวโน้มที่จะให้ความสนใจและเข้าร่วมมากขึ้น และจะเป็นประสบการณ์ที่สะดวกสบายยิ่งขึ้นสำหรับทุกคน

การเพิ่มเครื่องดื่มโดยเฉพาะอย่างยิ่งสามารถช่วยทำให้การประชุมของคุณเป็นโอกาสทางสังคมที่สนุกสนาน มากกว่ากิจกรรมที่ทุกคนต้องบังคับตัวเองให้เข้าร่วม ที่สามารถทำให้เป็นโอกาสที่ดีในการสร้างทีมและ เครือข่าย แทนที่.

↑ สารบัญ ↑

พิจารณาการนำเสนอของคุณ

คุณจะใช้การนำเสนอด้วยคอมพิวเตอร์ในระหว่างการประชุมของคุณหรือไม่? หรือบางทีคุณอาจจะใช้ฟลิปชาร์ตหรือไวท์บอร์ด?

เราได้ครอบคลุมบางส่วนแล้ว ไอเดียดีๆ ที่จะพัฒนาการนำเสนอของคุณอย่างถึงขีดสุด . แต่เวอร์ชั่น bullet point ให้แน่ใจว่ากระชับ ออกแบบมาอย่างเรียบง่าย ไม่ละเอียดจนเกินไป และ ส่งมอบด้วยความมั่นใจ .

อีกด้วย, ผู้คนจะซึมซับข้อมูลได้ง่ายขึ้นหากนำเสนอด้วยสายตา . ซึ่งหมายความว่าการใช้รูปภาพ ไดอะแกรม กราฟ ฯลฯ ล้วนช่วยสื่อถึงประเด็นของคุณ อย่าไปลงน้ำ แต่พอแค่นั้น แต่ละภาพนำเสนอประเด็นของคุณอย่างชัดเจน

↑ สารบัญ ↑

โบนัส: เลือกเครื่องมือการประชุมออนไลน์ที่เหมาะสม

การส่งข้อความของคุณอาจเป็นเรื่องยากหากคุณกำลังออนไลน์ หากคุณประสบปัญหาในการทำให้ผู้ชมของคุณจากการประชุมทางกายภาพ คุณอาจต้องพิจารณาเครื่องมือการประชุมเพื่อเพิ่มสิ่งพิเศษนั้น อุ้ม

นี่คือรายการเครื่องมือที่คุณสามารถพิจารณาได้โดยได้รับความอนุเคราะห์จาก ล่าสินค้า :

  • ให้คะแนนการประชุม ช่วยจัดกำหนดการและรวบรวมข้อเสนอแนะหลังการประชุมแต่ละครั้ง
  • Hugo เปลี่ยนปฏิทินของคุณให้เป็นเครื่องมือจดบันทึกการทำงานร่วมกัน col
  • เครื่องนำทาง สร้างพื้นที่ทำงานร่วมกันสำหรับการประชุมแต่ละครั้ง
  • Jottie นำจดบันทึก รายการสิ่งที่ต้องทำ และการตัดสินใจในการประชุม to
  • Tooqan รวบรวมข้อเสนอแนะที่ซื่อสัตย์หลังการประชุมจากผู้เข้าร่วมประชุม
  • เครื่องทอผ้า ฆ่าการประชุม
  • น้ำ เป็นอีกทางเลือกหนึ่งของ Loom ที่บันทึกหน้าจอและเว็บแคมของคุณเคียงข้างกัน
  • แนว แสดงภาพการยืนขึ้นประจำวันของทีมแบบอะซิงโครนัสใน Slack
  • Meetingbird หมายความว่าคุณสามารถหลีกเลี่ยงการไปมาเมื่อกำหนดเวลาการประชุม
  • และเมื่อคุณติดอยู่ในการประชุมที่เจ็บปวด ให้ใช้ โทรกลับ เพื่อปลอมโทรฉุกเฉิน

คิดว่าเครื่องมือเป็นตัวช่วย - ตรวจสอบให้แน่ใจว่าการประชุมของคุณมั่นคงและไม่ใช่เพียงแค่ปุยก่อนที่จะเพิ่มเครื่องมือ ข้อควรจำ: เครื่องมือที่ดีไม่สามารถบันทึกการประชุมที่ไม่ดีได้

↑ สารบัญ ↑

ระหว่างการประชุม

↑ สารบัญ ↑

สนับสนุนให้ทุกคนมีส่วนร่วม:

การวิเคราะห์อภิมานของ 200 การศึกษาเกี่ยวกับจิตวิทยาของการประชุม แนะนำให้ผู้ปฏิบัติงานระดับสูงใช้การประชุมเพื่อกำหนดเป้าหมาย รับคำติชมจากทีม และช่วยให้บุคคลเข้าใจปัญหาในที่ทำงาน

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทีมทั้งหมดของคุณที่จะต้องมีส่วนร่วมในการอภิปรายและการวางแผน

คุณอาจพลาดข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับสถานการณ์ที่กำลังพัฒนา หรือสูญเสียข้อมูลเชิงลึกอันมีค่า หากครึ่งหนึ่งของทีมของคุณนั่งเงียบๆ หลังโต๊ะแทนที่จะแสดงความคิดเห็น

↑ สารบัญ ↑

แตกเรื่องตลกหรือสอง

เช่นเดียวกับด้านอื่น ๆ ของชีวิต การหัวเราะสามารถทำให้ประสบการณ์เป็นบวกมากขึ้น การใช้อารมณ์ขันในการประชุมสามารถกระตุ้นให้ทีมมีส่วนร่วมมากขึ้น และปรับปรุงทักษะการแก้ปัญหาอย่างสร้างสรรค์

ไม่น่าแปลกใจเลยที่ผู้คนจะเพลิดเพลินกับการประชุม ก็มักจะส่งผลดีต่อทีมโดยทั่วไป

หากคุณกังวลว่าจะไม่ตลกพอ ลองอ่านบทความของเราที่ ตลกยังไง สำหรับเคล็ดลับและลูกเล่นบางอย่าง

↑ สารบัญ ↑

ระวังภาษากายของคุณ

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งหากคุณกำลังนำเสนอการประชุม แต่หากคุณเป็นผู้เข้าร่วมประชุมด้วย ภาษากายที่เปิดกว้างและมีส่วนร่วมจะช่วยให้คุณปรากฏตัว (และรู้สึก!) มีส่วนร่วมมากขึ้น และจะช่วยให้ผู้อื่นตอบสนองต่อคำพูดของคุณในทางบวก

สิ่งที่ต้องพิจารณา ได้แก่:

  • ตำแหน่งของแขน — ที่ด้านข้างของคุณเป็นอันตรายน้อยที่สุด ในขณะที่การกอดอกสามารถให้ความรู้สึกถึงระยะห่าง/การปิด-ปิด
  • สบตา — ใช้เวลาเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้สบตากับสมาชิกแต่ละคนในกลุ่ม เพื่อให้ทุกคนรู้สึกมีส่วนร่วมกับสิ่งที่คุณพูดมากขึ้น
  • เสียงของคุณ — ไม่ดังเกินไปจนคุณดูเอาแต่ใจ และไม่เบาเกินไปจนคุณดูเหมือนขาดความมั่นใจ เป็นความสมดุลที่รอบคอบ แต่คุณจะเห็นการปรับปรุงในการประชุมของคุณหากคุณพบว่ามีความมั่นใจและเข้าถึงได้

↑ สารบัญ ↑

ให้มันสั้น

NS ประชุมเฉลี่ย ใช้เวลา 30 นาทีถึงหนึ่งชั่วโมง แต่ช่วงความสนใจของเราใกล้จะถึง สิบถึงสิบห้านาที . ไม่เพียงแต่จะทำให้ทุกคนพอใจมากขึ้นหากการประชุมสั้นลงเท่านั้น แต่เราพบว่าการซึมซับข้อมูลได้ยากขึ้นหากเรารู้สึกอึดอัด

เก้าใน 10 คน ฝันกลางวันระหว่างการประชุม

และที่แย่ไปกว่านั้นคือ 73 เปอร์เซ็นต์ ของคนในที่ประชุมกำลังทำงานอย่างอื่น!

วัตถุประสงค์ทั้งหมดของการประชุมจะสูญหายไปหากผู้คนไม่เห็นคุณค่าจากการประชุม และคุณอาจกำลังเผาเงิน (และเวลา!) อย่างแท้จริง การมองออกไปนอกหน้าต่างและคิดว่าสิ่งของใดที่จำเป็นต่อการเอาตัวรอดจากการเปิดเผยของซอมบี้อาจเป็นเรื่องที่สนุก แต่ก็ไม่ได้ผลอย่างแน่นอน

แม้ว่าสิ่งนี้สามารถหลีกเลี่ยงได้ (การฝันกลางวัน—ไม่ใช่การเปิดเผยของซอมบี้) โดยทำให้ทุกอย่างสั้น เรียบง่าย และตรงประเด็น วิธีนี้หมายความว่าทุกคนสามารถกลับไปที่โต๊ะทำงานของตนได้ และมีแนวโน้มที่จะซึมซับประเด็นสำคัญของการประชุม

↑ สารบัญ ↑

มีไหวพริบ

นี่คือเวลาที่จะดึงสิ่งที่ดีที่สุดของคุณออกมา ทักษะคน . การประชุมมักจะเกี่ยวกับการจัดการกับสถานการณ์ที่ยากลำบาก: บางที กำลังเจรจา การขายกับลูกค้าที่ท้าทาย การจัดการความขัดแย้งระหว่างพนักงานสองคน หรือแม้กระทั่งการทำให้คนซ้ำซาก

คุณจะต้องเข้าถึงสถานการณ์เหล่านี้ด้วยความระมัดระวังและไหวพริบ

คุณสามารถทำได้โดยนำทักษะการจัดการบุคลากรที่ดีที่สุดของคุณออกมา เช่น your โน้มน้าวใจ เทคนิคและความสามารถที่มีเสน่ห์และคิดอย่างรอบคอบเกี่ยวกับสถานการณ์ในขณะที่คุณดำเนินการผ่านการประชุม

↑ สารบัญ ↑

หลีกเลี่ยงการบ่น

นี่ไม่ได้หมายความถึง คุณ ไม่ควรบ่น แต่ยังเปลี่ยนเส้นทาง สมาชิกในทีม ที่กำลังบ่นอยู่ เมื่อคุณเริ่มบ่น คุณสร้างบรรยากาศของความสิ้นหวัง ดังนั้น ผู้จัดการควรรีบย้ายการสนทนาออกไปจากสิ่งนี้

การฟังบ่นเป็นประจำคือ เชื่อมโยงกับภาวะซึมเศร้าและความวิตกกังวล โดยเฉพาะอย่างยิ่งในที่ทำงานที่คุณถูกคาดหวังให้ระงับอารมณ์และหยุดตัวเองไม่ให้ระเบิด ให้กระตุ้นให้พนักงานแสดงข้อกังวลของตนอย่างมีประสิทธิผลมากขึ้นแทน เช่น อีเมลหลังการประชุมซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของกระบวนการตอบรับ

↑ สารบัญ ↑

จดจ่อและมีส่วนร่วม

จำวาระที่คุณจดไว้ก่อนการประชุมหรือไม่? ยึดติดกับมัน คุณสามารถพิมพ์สำเนาและวางไว้บนโต๊ะหากคุณรู้สึกว่าอาจช่วยให้คุณอยู่ในเส้นทางได้ นี่เป็นวิธีที่ดีที่สุดเพื่อให้แน่ใจว่าการประชุมเป็น มีประสิทธิภาพและคงไว้ซึ่งวัตถุประสงค์ และทำให้แน่ใจว่าคุณทั้งหมดอยู่ แรงบันดาลใจ .

ผู้จัดการควรเตรียมระบุเมื่อการสนทนาไม่โฟกัส และเปลี่ยนเส้นทางเมื่อจำเป็น (ทักษะที่คุณอาจเคยพบในระหว่าง อบรมความเป็นผู้นำ ).

เรารู้ว่าบางครั้งพูดง่ายกว่าทำ แต่การมีส่วนร่วมของผู้เข้าร่วมประชุมมีผลโดยตรงต่อประสิทธิผลของการประชุมตาม การวิจัยทางวิทยาศาสตร์ ในสนาม (มันยังจะหยุดคุณไม่ให้กลายเป็นหนึ่งใน 39 เปอร์เซ็นต์ของผู้คน ผู้เข้าร่วมประชุมที่ผล็อยหลับไปในระหว่างการประชุม)

ในฐานะผู้เข้าร่วม คุณสามารถจดจ่ออยู่กับการถามคำถามเมื่อคุณต้องการทำความเข้าใจเพิ่มเติม เขียนบันทึกย่อ หรือวาดไดอะแกรม ทดลองกับสิ่งต่าง ๆ และค้นหาสิ่งที่เหมาะกับคุณ

ในฐานะที่เป็นผู้จัดการประชุม การทำให้ทุกคนมีส่วนร่วมอาจทำได้ยากขึ้นเล็กน้อย แต่โอกาสที่ดีที่สุดของคุณคือถ้าคุณเปิดการประชุมอย่างกระฉับกระเฉง กระตือรือร้น และคิดบวก จากนั้นผู้คนก็มีแนวโน้มที่จะปฏิบัติตาม

↑ สารบัญ ↑

หลังการประชุม

↑ สารบัญ ↑

แบ่งปันนาที

การบันทึกรายงานการประชุมแล้วส่งให้ผู้เข้าร่วมประชุมเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการบันทึกว่าได้ตัดสินใจอะไรไปบ้างแล้ว ใครได้รับการจัดสรรบทบาทและความรับผิดชอบใด และแผนปฏิบัติการสำหรับอนาคต

อะไรคือประเด็นของการประชุมที่มีประสิทธิภาพอย่างสมบูรณ์ถ้าไม่มีใครจำสิ่งที่พูดได้จริง

เมื่อคุณกำลังเขียนรายงานการประชุม (หรือสมาชิกในทีมที่ได้รับมอบหมาย หากคุณต้องการมอบหมายงานนี้) สิ่งสำคัญคือต้องรวม:

  • รายนามผู้เข้าร่วมทั้งหมด
  • สรุปกำหนดการคร่าวๆ
  • แต่ละการกระทำ/งาน
  • กำหนดเวลา / วันครบกำหนดทั้งหมดข้างต้น
  • ประเด็นหลักที่กล่าวถึง
  • การตัดสินใจใด ๆ ที่ทำ
  • เอกสารที่ใช้ รวมทั้งรูปภาพ ไฟล์แนบ

ไม่เพียงแต่การไตร่ตรองในรายงานการประชุมจะช่วยให้ทุกคนจดจำประเด็นสำคัญของการประชุมได้ แต่คุณยังสามารถส่งไปยังบุคคลอื่นที่อาจได้รับประโยชน์จากข้อมูลดังกล่าว

↑ สารบัญ ↑

ขอความคิดเห็น

นี่เป็นสิ่งสำคัญอย่างหนึ่ง ถามผู้คนว่าพวกเขารู้สึกอย่างไรเกี่ยวกับการประชุม แล้วลงมือทำตามที่คนพูดจริงๆ

ผู้คนพบว่ามีส่วนร่วมหรือไม่? ลึกซึ้ง? พวกเขาจะค่อนข้างสั้นกว่านี้ไหม?

คุณอาจต้องยอมรับว่าปัญหาคือคุณ (ขออภัย) ผู้คนมักไม่ค่อยเก่งในการระบุข้อบกพร่องและจุดอ่อนของตนเอง และการวิพากษ์วิจารณ์ตนเองในความสามารถในการจัดการประชุมที่มีประสิทธิผลก็ไม่ใช่ข้อยกเว้น

ใน การสำรวจของ Verizon ปี 1998 เจ็ดสิบเก้าเปอร์เซ็นต์ของผู้จัดการบริษัทรายงานว่าการประชุมที่พวกเขาจัดมีประสิทธิผล 'มาก' หรือ 'มาก' แม้ว่าจะมีผู้จัดการเพียงร้อยละห้าสิบหกเท่านั้นที่รายงานว่าพูดแบบเดียวกันเกี่ยวกับการประชุมที่จัดโดยผู้อื่น

ไม่ว่าผลตอบรับจะเป็นอย่างไร - ไม่ว่าจะบวกหรือลบ - ใช้ข้อมูลที่ทีมงานบอกคุณเกี่ยวกับการประชุม . นอกจากนี้ โปรดจำไว้เมื่อคุณกำลังวางแผนสำหรับการสนทนากลุ่มในอนาคต

↑ สารบัญ ↑

วางแผนสำหรับอนาคต

หลังจากการประชุมเป็นเวลาที่ดีที่สุดที่จะเริ่มคิดว่าคุณจะติดตามผลจากการอภิปรายและสร้างความคืบหน้าอย่างไร

คุณสามารถทำได้โดยสร้างแผนติดตามการประชุมทางธุรกิจโดยทำตามขั้นตอนเหล่านี้:

  • ระบุงาน
  • ตั้งชื่อบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานให้เสร็จ
  • กำหนดเส้นตายให้แล้วเสร็จ
  • กำหนดสิ่งที่ถือว่าเสร็จสิ้น

หลังจากที่คุณได้ตัดสินใจเกี่ยวกับเรื่องนี้และวางไว้ในเอกสารแล้ว สิ่งสำคัญคือต้องไม่ลืมที่จะเผยแพร่ข้อมูลนี้ให้กับทุกคนที่เกี่ยวข้องในงานนั้นและผู้ที่รับผิดชอบในการดำเนินการ

เมื่อคุณได้เรียนรู้เคล็ดลับและกลเม็ดเหล่านี้แล้ว ก็ถึงเวลานำไปใช้จริง ครั้งต่อไปที่คุณ พบว่าตัวเองอยู่ในที่ประชุม นำสิ่งเหล่านี้มาใช้ และดูว่าคุณจะทำให้ทีมเหล่านี้ได้รับประสบการณ์ในเชิงบวกมากขึ้นสำหรับคุณ ทีมของคุณ และบริษัทได้เร็วเพียงใด