17 เคล็ดลับอีเมลระดับมืออาชีพเพื่อสร้างอีเมลฉบับต่อไปของคุณ (พร้อมเทมเพลต!)

ต้องการเชี่ยวชาญในการเขียนอีเมลระดับมืออาชีพที่ได้รับความสนใจหรือไม่? ฉันต้องการให้คุณ 17 เคล็ดลับอีเมลง่าย ๆ แต่ทรงพลังเพื่อทำให้การส่งอีเมลดีขึ้น

สารบัญ

  1. เคล็ดลับ 17 ข้อในการสร้างอีเมลแบบมืออาชีพที่สมบูรณ์แบบ
    1. #1: ใช้กฎแพลตตินัม
    2. #2: เลือกโหมดของคุณอย่างระมัดระวัง...
    3. #3: เริ่มโซ่ใหม่
    4. #4: เขียนหัวเรื่องที่ยอดเยี่ยม
    5. #5: ทักทายผู้รับของคุณ
    6. #6: เลือกโทนและแม่แบบของคุณ
    7. #7: ใช้ลำดับชั้นของข้อเท็จจริง
    8. #8: หากยาวเกินสามย่อหน้า ให้หยุด
    9. #9: อย่าใช้คำว่า URGENT . ในทางที่ผิด
    10. #10: เก็บอารมณ์ของคุณไว้
    11. #11: จบการเรียกร้องให้ดำเนินการ
    12. #12: ออกจากระบบ
    13. #13: รวมลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ
    14. #14: ตรวจสอบไวยากรณ์ของคุณ
    15. #15: เพิ่มการหน่วงเวลาการส่งเพื่อหลีกเลี่ยงการส่งสยองขวัญ
    16. #16: เป็นสายลับอีเมล
    17. #17: ตอบกลับสำเร็จรูป
  2. ตัวอย่างอีเมลระดับมืออาชีพ
    1. เทมเพลตอีเมล #1: ข้อเสนองาน
    2. เทมเพลตอีเมล #2: จดหมายลาออก
    3. เทมเพลตอีเมล #3: คำขอโทษ
    4. เทมเพลตอีเมล #4: อีเมลวันป่วย
    5. เทมเพลตอีเมล #5: การประชุม
  3. รายการตรวจสอบอีเมลระดับมืออาชีพ
  4. อีเมลเหมือนเจ้านาย

ทุกวินาทีที่ผ่านไป มีการส่งและรับอีเมลมากกว่า 3 ล้านฉบับ ดังนั้น หากคุณต้องการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพ (ที่โดดเด่น!) คู่มือนี้เหมาะสำหรับคุณเท่านั้น

การเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพอย่างถูกวิธีมีประโยชน์ที่น่าทึ่ง:



  • เปิดอ่านและตอบกลับอีเมลของคุณ เร็วขึ้น
  • เป็นมากขึ้น มีเสน่ห์ (ใช่ เราสามารถทำได้ผ่านอีเมล)
  • สร้างความน่าเชื่อถือทางวิชาชีพด้วยการส่งอีเมลที่ชัดเจนและกระชับ

ดูวิดีโอของฉันเกี่ยวกับเคล็ดลับอีเมลที่ดีที่สุด:

มาดำน้ำกันเถอะ!

เคล็ดลับ 17 ข้อในการสร้างอีเมลแบบมืออาชีพที่สมบูรณ์แบบ

ฉันมีบางอย่างที่ดี เทมเพลตอีเมลลดลง ด้านล่าง แต่ฉันต้องการเริ่มต้นด้วย 17 เคล็ดลับในการสร้างอีเมลที่ยอดเยี่ยม

#1: ใช้กฎแพลตตินัม

คุณเคยได้ยินกฎทองหรือไม่?

กฎทอง: ปฏิบัติต่อผู้อื่นในแบบที่คุณต้องการได้รับการปฏิบัติ

แต่คุณรู้อะไรไหม? ฉันไม่รักกฎทอง ฉันชอบกฎแพลตตินั่ม

กฎแพลตตินัม: ปฏิบัติต่อผู้อื่นในแบบที่พวกเขาต้องการได้รับการปฏิบัติ

ผู้ส่งอีเมลที่ดีที่สุดที่ปรับแต่งให้เหมาะกับกลุ่มเป้าหมาย! คุณทำสิ่งนี้ได้อย่างไร? ปรับแต่งตามประเภทความสามารถพิเศษของพวกเขา ในการวิจัยของเรา เราพบว่ามีเสน่ห์สองประเภท:

อบอุ่น ญาติและ สามารถ ผู้ประสบความสำเร็จ

  • ความสัมพันธ์ที่อบอุ่น รักที่จะติดตามและเชื่อมต่อ โดยทั่วไปแล้วพวกเขาจะเขียนมากขึ้นในอีเมลและใช้อิโมจิ ไอซ์เบรกเกอร์ และเรื่องราว พวกเขาสนุกกับการแบ่งปันส่วนตัวและสัมผัสส่วนตัว พวกเขาชอบที่จะได้รับการจัดการโดยใช้ชื่อและมีการลงนามโดยเคารพ
  • ผู้มีความสามารถ เป็นผู้สื่อสารโดยตรงที่มีประสิทธิภาพ พวกเขาชอบที่จะได้รับสิทธิในประเด็น พวกเขาอาจข้ามสิ่งที่ดีงามทางสังคมและ openers

อีเมลเดียวกันสองเวอร์ชันมีดังนี้

อีเมลล์ที่เกี่ยวข้องอย่างอบอุ่น:

เรื่อง: รอคอยที่จะเชื่อมต่อในสัปดาห์หน้า

สวัสดีไดอาน่า!

วันนี้ยินดีที่ได้คุยกับคุณ ฉันรอคอยการประชุมของเราในสัปดาห์หน้า ฉันมีกำหนดของเราสำหรับ 12.00 น. ในวันพุธ ฉันจะเลือกร้านอาหารดีๆในบริเวณใกล้เคียง ฉันมีรายการโปรดในท้องถิ่น = ) แต่ฉันต้องการตรวจสอบว่าคุณไม่มีข้อจำกัดด้านอาหารหรือไม่?

และแน่นอนว่าฉันจะนำสำเนาข้อเสนอมาด้วย ตั้งตารอ!

ดีที่สุด,

วาเนสซ่า

ป.ล. ฉันหวังว่าลูกชายของคุณจะรู้สึกดีขึ้น!

อีเมลผู้ประสบความสำเร็จ:

เรื่อง: ยืนยัน 12.00 น. วันพุธ

เรียนไดอาน่า

ฉันต้องการยืนยันการประชุมของเราในสัปดาห์หน้าเวลา 12.00 น. ในวันพุธ

ฉันจะส่งคำเชิญพร้อมสถานที่ในสัปดาห์หน้า คุณมีข้อกำหนดด้านอาหารหรือไม่?

ฉันจะนำสำเนาข้อเสนอ ขอบคุณสำหรับทุกอย่าง.

ดีที่สุด,

วาเนสซ่า

ดูความแตกต่าง? วิธีที่คุณเขียนอีเมลของคุณให้ความเคารพและให้เกียรติวิธีการเกี่ยวข้องของผู้อื่นหรือทำให้ยากสำหรับพวกเขา นี่คือวิธีที่เราได้รับคำตอบและเปิดเร็วขึ้น

โดยวิธีการ… ค้นหาว่าคุณเป็นใครด้วยแบบทดสอบความสามารถพิเศษของเราฟรี

เสน่ห์ของคุณเป็นแบบไหน?

เคล็ดลับภายใน: อีกสองสามข้อที่ต้องจำไว้ที่นี่เพื่อปรับแต่งให้เหมาะกับผู้รับของคุณ...

  • คุณรู้หรือไม่ว่าเวลาใดดีที่สุดในการส่งอีเมลถึงบุคคลของคุณ หากเป็นคนตื่นเช้า พวกเขามีการโทรจำนวนมากในช่วงบ่ายหรือไม่? หลีกเลี่ยงช่วงเวลานั้น
  • ตรวจสอบที่อยู่อีเมลของผู้รับอีกครั้ง! โดยเฉพาะ 1's, l's, และฉัน (ดูสิ่งที่ฉันทำที่นั่น?) นี่เป็นตัวอย่างที่ตลก: การพิมพ์ผิดเพียงครั้งเดียวในที่อยู่อีเมลส่งผลให้มีคนแปลกหน้ามาปรากฏตัวที่งานปาร์ตี้สละโสด อ๊ะ! คุณสามารถดูข้อผิดพลาดเฮฮานี้บน Youtube:

↑ สารบัญ ↑

#2: เลือกโหมดของคุณอย่างระมัดระวัง…

อีเมลไม่ใช่ทางเลือกเดียวของคุณ! อันที่จริง อีเมลเป็นเพียงตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับบางสถานการณ์เท่านั้น คุณยังสามารถทำให้อีเมลดีขึ้นได้

ก่อนที่คุณจะพิจารณาส่งอีเมล ให้ดูว่านี่เป็นวิธีการสื่อสารที่ดีที่สุดหรือไม่ คุณควรถ่ายทอดข้อความของคุณต่อหน้า ผ่านข้อความเสียง โทรศัพท์ แชท หรือวิดีโอคอล หรือไม่? หรือดีกว่านั้นคุณควรเพิ่มวิดีโอ? อีเมลวิดีโอเป็นสิ่งใหม่...

นี่คือกฎทั่วไปของช่องของฉัน:

  • 1 ประโยค → แชท: หากคุณกำลังเขียนอีเมลที่มีเพียงประโยคเดียว ให้ลองพูดคุยกับบุคคลนั้น
  • 3 ย่อหน้า → โทรศัพท์, voxer หรืออีเมลวิดีโอ หากคุณกำลังเขียนมากกว่า 3 ย่อหน้า ให้พิจารณาถึงการโทรศัพท์ ว็อกเซอร์ หรือบอมบ์บอมบ์ อีเมลวิดีโอ
  • มากกว่า 5 คำถาม → แฮงเอาท์วิดีโอ หากคุณถามคำถามมากกว่า 5 ข้อในอีเมล ให้ลองโทรผ่านวิดีโอเพื่อพูดคุยและสร้างคำตอบ

บรรทัดล่าง: บางครั้งอีเมลก็ดี! และบางครั้งก็ไม่ใช่ตัวเลือกแรกที่ดีที่สุดของคุณ

↑ สารบัญ ↑

#3: เริ่มโซ่ใหม่

คุณเคยได้รับอีเมลที่หัวข้อนั้นเต็มไปด้วยการส่งต่อและการตอบกลับหรือไม่? หรือคุณเคยอยู่ในห่วงโซ่อีเมลที่มีความยาว 48 เธรดและไม่เกี่ยวข้องกับหัวข้อหรือคำถามเดิมหรือไม่?

มาหยุดความบ้าคลั่งกันเถอะ! หากคุณอยู่ในสายโซ่ที่ไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องเดิมหรือไปไกลจนคุณไม่รู้ว่าคุณเริ่มต้นจากที่ใด… ก็ถึงเวลาที่จะเริ่มห่วงโซ่ใหม่ ทุกคนในกระทู้จะขอบคุณ

ซื้อกลับบ้าน: อย่าปล่อยให้กลุ่มอีเมลของคุณคงอยู่ตลอดไป อีเมลที่ดีควรถูกเลิกใช้เสมอ

↑ สารบัญ ↑

#4: เขียนหัวเรื่องที่ยอดเยี่ยม

คุณรู้หรือไม่ว่าคำเดียวสามารถสร้างหรือทำลายอีเมลของคุณได้? ตาม ถั่วงอกเร็ว ความแตกต่างหนึ่งคำในหัวเรื่องอีเมลเปลี่ยนอัตราการคลิกของผู้เยี่ยมชมถึง 46%!

ในการสร้างหัวเรื่องอีเมลที่ยอดเยี่ยม นักเขียนคำโฆษณาที่ดีใช้วิธีที่เรียกว่า Four U's:

  • มีเอกลักษณ์.
  • เฉพาะเจาะจง
  • ความเร่งด่วน
  • มีประโยชน์.

มีเอกลักษณ์ หัวเรื่องไม่น่าเบื่อและสนุก เช่น: ต้องการ: ชิ้นพิซซ่าที่หายไปของฉัน รางวัลเงินสด: ไม่บังคับ หรือมันจะเกิดขึ้นในวันพรุ่งนี้…การประชุมของเรา

เฉพาะพิเศษ หัวเรื่องจะตรงประเด็น: นี่คือรายงานทางการเงินประจำไตรมาสที่ 2 ปี 2020 และวันครบกำหนดที่อัปเดตสำหรับปฏิทินบรรณาธิการ

ด่วน หัวเรื่องมีทั้งตีหรือพลาด (ฉันจะพูดถึงเพิ่มเติมในภายหลัง) เป็นการดีที่สุดที่จะหลีกเลี่ยงการใช้คำพูดที่เร่งด่วน เว้นแต่อีเมลของคุณจะมีความสำคัญจริงๆ

มีประโยชน์ หัวเรื่องประกอบด้วยสิ่งที่ผู้ชมของคุณจะพบว่ามีประโยชน์ สิ่งนี้กลับไปสู่การรู้จักกลุ่มเป้าหมายของคุณ สิ่งที่พวกเขาคิดว่าเป็นประโยชน์ต่อพวกเขา?

↑ สารบัญ ↑

#5: ทักทายผู้รับของคุณ

นี่เป็นสิ่งแรกในเนื้อหาของอีเมล และสิ่งหนึ่งที่หลายคนลืมไป เมื่อเขียนอีเมลธุรกิจ คุณควรใส่คำทักทายเสมอ เช่นเดียวกับการทักทายใครเป็นครั้งแรก ต่อไปนี้คือตัวอย่างทั่วไปบางส่วน:

วิธีต่างๆ ในการใช้คำทักทายในอีเมล

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณสะกดถูกต้อง! ฉันกดเก็บถาวรเสมอเมื่อมีคนสะกดชื่อฉันว่าแวนเนสซ่า หรือเรียกฉันว่าวิคตอเรีย - เกิดขึ้นทุกสัปดาห์ ใช่จริงๆ.



↑ สารบัญ ↑

#6: เลือกโทนและแม่แบบของคุณ

คุณสามารถเข้าถึงอีเมลธุรกิจได้ 2 วิธี: ไม่เป็นทางการและเป็นทางการ หากคุณใช้วิธีการแบบเป็นกันเอง คุณสามารถ สร้างความสามัคคี เร็วขึ้น. หากคุณเป็นทางการ คุณจะปลอดภัยกว่าแต่รักษากำแพงนั้นไว้

โทนเสียงที่คุณเลือกทั้งหมดขึ้นอยู่กับวัฒนธรรมของบริษัทและผู้ที่คุณกำลังพูดด้วย หากเป็นเพื่อน / เพื่อนบ้าน / เพื่อนร่วมงานที่สนิทสนม คุณก็อาจจะหลีกหนีจากความเป็นกันเอง ถ้าเป็นเจ้านาย หัวหน้างาน หรือผู้จัดการจ้างงาน ก็...

ซวยเลยพี่! วันนี้งานเป็นยังไงบ้าง? ฟังดูไม่ดีเลยเว้นแต่คุณสองคนจะ BFF's . ลองใช้วลีเหล่านี้ในอีเมลของคุณเพื่อเลือกน้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการหรือเป็นทางการ:

ไม่เป็นทางการ เป็นทางการ
เป็นอย่างไรบ้าง?คุณเป็นอย่างไร?
เฮ้ จอห์น!จอห์นที่รัก,
ไปกินข้าวกลางวันด้วยกันไหมคุณต้องการที่จะคว้าอาหารกลางวันบางครั้ง?
ฉันทำโครงการเสร็จแล้ว!โครงการเสร็จสมบูรณ์
ฉันจะได้รับบทความโดยเร็วที่สุดฉันจะส่งบทความให้คุณโดยเร็วที่สุด
ฉันมีความสุขมากที่ได้พบคุณ!ฉันดีใจที่ได้รู้จักคุณ

เนื่องจากเนื้อหาของข้อความเป็นอีเมลจำนวนมาก ฉันจึงได้สร้างเทมเพลตอีเมลแบบมืออาชีพและตัวอย่างที่คุณสามารถใช้ได้ ไม่ว่าจะเป็นการเสนองาน จดหมายลาออก อีเมลขอโทษ และอื่นๆ

ตรวจสอบเทมเพลตอีเมลและตัวอย่างในส่วนถัดไปด้านล่าง!

↑ สารบัญ ↑

#7: ใช้ลำดับชั้นของข้อเท็จจริง

นี่คือเคล็ดลับขั้นสูงสุดของฉันสำหรับทักษะอีเมลที่ยอดเยี่ยม วางความคิดที่สำคัญที่สุดไว้ด้านบนเสมอ อย่างดีที่สุด ผู้คนมักอ่านอีเมลของพวกเขา ที่แย่ที่สุดคือพวกเขาอ่านไม่จบ อย่าฝังผู้นำของคุณ หากคุณมีคำถามใหญ่หรือไอเดียใหญ่ ให้ใส่ไว้ด้านบนสุดเพื่อที่คุณจะได้มีโอกาสมีคนเห็นจริงๆ มากขึ้น นี่เป็นเพียงหนึ่งในหลาย ๆ อีเมลผิดพลาด คุณสามารถสร้างได้ แต่สิ่งที่สำคัญที่สุดในการเพิ่มอัตราการตอบกลับของคุณ

ซื้อกลับบ้าน: นำความคิดที่ยิ่งใหญ่ของคุณออกมาโดยเร็วที่สุด

↑ สารบัญ ↑

#8: หากยาวเกินสามย่อหน้า ให้หยุด

วิธีเขียนอีเมลที่ดี: 1. เขียนอีเมลของคุณ 2. ลบส่วนใหญ่ออก 3. ส่ง

- แดน มุนซู

หากคุณคิดว่าอีเมลของคุณยาวเกินไป มันอาจจะใช่! หากคุณสามารถประหยัดเวลาโดยทำให้อีเมลของคุณสั้นลง พวกเขาจะรู้สึกซาบซึ้งมากกว่าการอ่านอีเมลขนาดยาวถึงสิบเท่า (ซึ่งมักจะถูกละเลยหรือบันทึกไว้ในภายหลัง!)

ซื้อกลับบ้าน: หากอีเมลของคุณยาวเกินสามย่อหน้า พิจารณาโทร หรืออาจจะคุยกันแบบตัวต่อตัว การตั้งค่าแฮงเอาท์วิดีโออาจง่ายยิ่งขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นส่วนหนึ่งของ ทีมเสมือน . ไม่ว่าคุณจะทำอะไรก็ตาม หลีกเลี่ยงการเขียนนวนิยายในอีเมลของคุณ!

↑ สารบัญ ↑

#9: อย่าใช้คำว่า URGENT . ในทางที่ผิด

นี่เป็นเรื่องด่วน ฉันต้องการมันกลับโดยเร็ว มันสำคัญมากเพราะฉันกำลังเขียนตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด

เมื่อฉันเห็น 'ด่วน' ในหัวเรื่องอีเมล หัวใจของฉันก็เริ่มเต้นแรง ฉันคิดถึงเรื่องเร่งด่วนจริงๆ อย่างเช่น การนองเลือดหรือการตกหน้าผา หรือ Youtube ที่กำลังล่มสลาย เรื่องที่ร้ายแรงจริงๆ

หากคุณใช้ ASAP มากเกินไปและเร่งด่วน คุณเสี่ยงต่อการมีคนเอาจริงเอาจังกับคุณน้อยลงเมื่อถึงเวลา จริงๆแล้ว ลงสายด่วน. อย่าเป็นเหมือนเด็กที่ร้องไห้หมาป่า

ซื้อกลับบ้าน: อย่าใช้ ASAP, URGENT, IMPORTANT เว้นแต่จะเป็น ASAP, URGENT หรือ IMPORTANT จริงๆ

↑ สารบัญ ↑

#10: เก็บอารมณ์ของคุณไว้

อารมณ์สามารถทำลายความน่าเชื่อถือของอีเมลของคุณได้ และสามารถไปได้สองทาง

อีเมลที่ตื่นเต้นมากเกินไปอาจทำให้ผู้คนคลั่งไคล้ได้:

  • เครื่องหมายอัศเจรีย์สี่เท่า (!!!!)
  • 5 หน้ายิ้ม (:D :D) และ
  • 3 หัวใจ () ต่อมา….

… และเครดิตอีเมลของคุณอยู่ที่ศูนย์ ฉันชอบความตื่นเต้น แต่อย่าตื่นเต้นเกินไป… โดยเฉพาะเกี่ยวกับอิโมจิ คุณยังต้องการหลีกเลี่ยงการส่งอีเมลด้วยอารมณ์ นี่คือเวลาที่คุณโกรธ หงุดหงิด หรือหงุดหงิด และคุณส่งอีเมลข้อความที่น่ารังเกียจเล็กน้อยถึงทุกคน ฉันสัญญาว่าคุณจะเสียใจ

ซื้อกลับบ้าน: หากหัวใจของคุณเต้นแรงในขณะที่คุณกำลังเขียนอีเมล ให้หยุด พักสมองแล้วกลับมาดูอีเมลอีกครั้งใน 24 ชั่วโมง

หมายเหตุด้านข้าง: เกี่ยวกับอิโมจิ เป็นการดีที่จะโยนอีโมจิหนึ่งหรือสองอันออกไปให้กับเพื่อนที่คุ้นเคยและความสัมพันธ์ที่ใกล้ชิดยิ่งขึ้น! ฉันใช้มัน เท่าที่จำเป็น เพราะการใช้มากเกินไปอาจทำให้นึกถึงความทรงจำที่ไม่ดีของโรงเรียนมัธยมสำหรับผู้รับอีเมลของคุณ =)

↑ สารบัญ ↑

#11: จบการเรียกร้องให้ดำเนินการ

ในฐานะผู้อ่านที่ส่วนท้ายของอีเมล คุณมีทางเลือกสองทาง: ตอบกลับหรือเพิกเฉย ในฐานะผู้ส่ง คุณต้องการให้พวกเขาตอบกลับเสมอ วิธีที่ดีที่สุดในการเพิ่มอัตราการตอบกลับคือการสิ้นสุดอีเมลด้วยคำกระตุ้นการตัดสินใจเสมอ หากคุณต้องการที่จะได้รับแฟนซีคุณสามารถ ตัวหนามัน ...

ซื้อกลับบ้าน: สิ่งหนึ่งที่คุณต้องการให้พวกเขาทำ ตอบ หรือถามคืออะไร จบเรื่องนี้เพื่อให้พวกเขาตอบกลับได้ง่าย

↑ สารบัญ ↑

#12: ออกจากระบบ

นี่เป็นส่วนสุดท้ายของอีเมลที่คุณเขียนขึ้นโดยที่คุณลงชื่อออกด้วยคำพูดปิด การออกจากระบบควรปิดท้ายข้อความของคุณและโดยส่วนใหญ่ ให้ลงท้ายด้วยโน้ตสูง!

ต่อไปนี้คือตัวอย่างบางส่วนของการลงชื่อออกจากอีเมลทั่วไปที่คุณสามารถใช้ได้:

รายชื่ออีเมล signoffs ที่อบอุ่นและมีความสามารถ

↑ สารบัญ ↑



#13: รวมลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ

ลายเซ็นที่น่าทึ่งคือโอกาสสุดท้ายที่คุณสร้างความประทับใจไม่รู้ลืม คุณสามารถเลือกที่จะออกจากระบบโดยเพียงแค่พิมพ์ชื่อของคุณ (เช่น Vanessa van Edwards) แต่ขาดเอกลักษณ์บางอย่าง ปัจจัยที่ลายเซ็นสามารถมีได้

คุณสามารถใช้ลายเซ็นของคุณได้อย่างเต็มที่—ฉันเคยเห็นลายเซ็นอีเมลแฟนซีมากมายที่ดูเหมือน อัศจรรย์ เช่นเดียวกับลายเซ็นอนิเมชั่นของเจนนิเฟอร์ โจนส์:

ตัวอย่างลายเซ็นอีเมลเคลื่อนไหว

แหล่งที่มา: อุดมสมบูรณ์ทางอาญา



ภาพที่สะดุดตา gif และ ช็อคโกแลต!? มันดูน่าทึ่ง แต่บริการอีเมลจำนวนมากอาจส่งเป็นไฟล์แนบหรือบล็อกทั้งหมดเนื่องจากต้องใช้อสังหาริมทรัพย์อันมีค่าของอีเมลจำนวนมาก

เคล็ดลับที่ดีที่สุดของฉันสำหรับลายเซ็นอีเมลคือ: ทำให้มันง่าย! ไม่มีรูปภาพ ข้อความธรรมดา ตรงประเด็น

การมีลายเซ็นอีเมลที่ยอดเยี่ยมและเรียบง่ายทำให้คุณน่าจดจำและดูเป็นมืออาชีพ สามารถทำได้ง่ายๆ เพียงชื่อเต็มและตำแหน่งของคุณ:

วาเนสซ่า

หรือคุณสามารถเพิ่มลิงค์เพื่อทำการตลาดด้วยตัวคุณเองและแสดงว่าคุณมี / กำลังทำงานให้กับบริษัทที่มีชื่อเสียง นี่คือสิ่งที่ฉันกำลังใช้อยู่...



วาเนสซ่า

↑ สารบัญ ↑



#14: ตรวจสอบไวยากรณ์ของคุณ

อนุญาต

ไวยากรณ์ ตรวจทานโพรไฟล์ LinkedIn 100 รายการ ของเจ้าของภาษาที่ใช้ภาษาอังกฤษในอุตสาหกรรมสินค้าบรรจุภัณฑ์อุปโภคบริโภค ผลการวิจัย?



  • ผู้เชี่ยวชาญที่มีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์น้อยกว่าใน โพรไฟล์ LinkedIn ได้รับการเลื่อนตำแหน่งให้สูงขึ้น คนที่ไม่ได้ดำรงตำแหน่งระดับผู้อำนวยการทำผิดพลาดทางไวยากรณ์มากกว่า 2.5 เท่า
  • ข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์น้อยลงสัมพันธ์กับโปรโมชั่นที่มากขึ้น ผู้เชี่ยวชาญที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่งเพียง 1 ถึง 4 ครั้งในอาชีพของตนมีข้อผิดพลาดทางไวยากรณ์มากขึ้น 45% เมื่อเทียบกับผู้ที่ได้รับการเลื่อนตำแหน่ง 6 ถึง 9

แต่คุณอาจไม่ต้องการการศึกษาเพื่อให้รู้ว่าไวยากรณ์มีความสำคัญ บางคนชอบ Kyle Wiens ซีอีโอของ iFixit จะไม่จ้างคนใช้แกรมม่าไม่ดีด้วยซ้ำ ตรวจสอบอีเมลของคุณสำหรับไวยากรณ์ที่เหมาะสมโดยใช้เครื่องมือเช่น ไวยากรณ์ — อาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างการเชิญใครสักคนออกไปรับประทานอาหารกลางวันกับการรับประทานอาหารเหล่านั้น!

↑ สารบัญ ↑

#15: เพิ่มการหน่วงเวลาการส่งเพื่อหลีกเลี่ยงการส่งสยองขวัญ

คุณเคยกดปุ่มส่งโดยไม่ตั้งใจเร็วเกินไปและปฏิกิริยาของคุณเป็นเหมือนกลอเรียจาก ครอบครัวสมัยใหม่:

ถ้าเป็นเช่นนั้น… คุณไม่ได้อยู่คนเดียว โชคดีที่คุณสามารถแก้ไขได้โดยเพิ่มความล่าช้าในการส่ง

ความล่าช้าในการส่งคืออะไร?

ความล่าช้าในการส่งคือตัวนับเวลาถอยหลังที่เริ่มต้นทันทีหลังจากที่คุณกดปุ่มส่ง เป็นคุณลักษณะที่ยอดเยี่ยมสำหรับการตรวจจับการพิมพ์ผิดในนาทีสุดท้าย หรือหากคุณเปลี่ยนใจในนาทีสุดท้ายก่อนที่จะส่งอีเมลที่โกรธจัดไปยังเพื่อนร่วมงานของคุณ

โดยมีวิธีการดังนี้: หากคุณใช้ Gmail เหมือนฉัน ให้ไปที่การตั้งค่า

ตัวเลือกการตั้งค่า Gmail

ถัดไป ภายใต้แท็บ ทั่วไป ให้มองหาตัวเลือก 'ยกเลิกการส่ง' เพิ่มระยะเวลายกเลิกการส่งจากค่าเริ่มต้น 5 วินาทีเป็น 30 วินาที



สุดท้าย บันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณและคุณพร้อมแล้ว!

ประเภทโปร: นี่เป็นความผิดพลาดครั้งใหญ่ของมือใหม่ คุณเปิดอีเมลและเริ่มจากด้านบน ถึง: เรื่อง: ข้อความ. ไม่ถูกต้อง! เพิ่มที่อยู่สุดท้ายเสมอ คุณไม่มีทางรู้ว่าปุ่มส่งที่น่ารำคาญนั้นจะมีชีวิตเป็นของตัวเองเมื่อใด

↑ สารบัญ ↑

#16: เป็นสายลับอีเมล

เมื่อเราส่งข้อความ Facebook เรารู้เมื่อมีคนอ่านข้อความนั้น ทำไมไม่ส่งอีเมล? การส่งการแจ้งเตือนเล็กน้อยถ้ามีคนเปิดอีเมลของคุณควรจะเป็นคุณสมบัติเริ่มต้น ดังนั้นคุณจะรู้ว่ามีคนอ่านอีเมลของคุณ… หรือว่าพวกเขาเพิกเฉยต่ออีเมลนั้น

การรู้ว่ามีคนอ่านอีเมลของคุณเมื่อใด ช่วยให้คุณนำหน้าเกมไปหนึ่งก้าว

วิธีที่ดีที่สุดในการติดตามว่าอีเมลของคุณถูกอ่านเมื่อใดคือการใช้ Bananatag .

Bananatag เป็นเครื่องมืออีเมลที่ส่งการแจ้งเตือนเล็กน้อยถึงคุณเมื่อใดก็ตามที่มีคนเปิดอีเมลที่ติดตาม มีความเก๋า ส่วนขยายของ Chrome ที่ติดตั้งง่าย

ส่วนที่ดีที่สุด? บุคคลที่เปิดอีเมลจะไม่ทราบว่ากำลังติดตามอยู่ วิธีนี้ทำให้คุณกลายเป็นสายลับ เหมือนกับนินจาที่พรางตัวภายใต้ความมืดมิดในยามค่ำคืน ผู้รับอีเมลของคุณไม่มีทางฉลาดกว่าใคร คุณจะเป็นสายลับอีเมลที่แท้จริง!

↑ สารบัญ ↑

#17: ตอบกลับสำเร็จรูป

คุณรู้หรือไม่ว่าคุณสามารถบันทึกเทมเพลตอีเมลทั้งหมดในบทความนี้ลงในบัญชีอีเมลของคุณ และใช้เทมเพลตเหล่านี้ซ้ำแล้วซ้ำเล่าเพื่อให้ถูกใจคุณ (หวังว่าจะไม่ใช่เทมเพลตที่เป็นการลาออก!) ต่อไปนี้เป็นวิธีดำเนินการใน Gmail:

  1. ภายใต้แท็บ การตั้งค่า -> ขั้นสูง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเปิดใช้งานเทมเพลตแล้ว
ตัวเลือกในการเปิดใช้งานเทมเพลตอีเมลใน Gmail
  1. คลิกที่ปุ่มเขียนที่มุมบนซ้ายเพื่อสร้างอีเมลใหม่
ปุ่มเขียนใน Gmail
  1. คัดลอกหนึ่งในเทมเพลตอีเมลด้านล่างแล้ววางลงในอีเมล หรือสร้างอีเมลส่วนตัวที่คุณวางแผนจะใช้ซ้ำ
  2. คลิกที่จุด 3 จุดที่ด้านล่างขวาของอีเมล -> วางเมาส์เหนือเทมเพลต -> บันทึกฉบับร่างเป็นเทมเพลต -> บันทึกเป็นเทมเพลตใหม่
  3. ที่เสร็จเรียบร้อย! ตอนนี้คุณมีอีเมลเทมเพลตใหม่ล่าสุดที่นำมาใช้ใหม่ได้ในภายหลัง

↑ สารบัญ ↑



ตัวอย่างอีเมลระดับมืออาชีพ

คุณจึงมีอีเมลสำคัญที่จะส่ง หากคุณไม่ทราบวิธีเริ่มต้นอีเมลแบบมืออาชีพ ฉันช่วยคุณได้! รูปแบบอีเมลระดับมืออาชีพแตกต่างกันไป ดังนั้นนี่คือรายการเทมเพลตอีเมลที่คุณสามารถใช้เป็นข้อมูลสรุปสำหรับสถานการณ์ต่างๆ เริ่มด้วย…

↑ สารบัญ ↑

เทมเพลตอีเมล #1: ข้อเสนองาน

มีข้อเสนองานหรือกำลังมองหาที่จะให้หรือไม่? ยอดเยี่ยม! งานเปลี่ยนชีวิต ดังนั้นการส่งอีเมลงานอย่างมืออาชีพจึงเป็นเรื่องสำคัญ ต่อไปนี้เป็นวิธีเขียนอีเมลสำหรับงานที่คุณต้องการเสนอ ยอมรับข้อเสนองาน หรือปฏิเสธข้อเสนองานผ่านอีเมล

เสนองาน

อีเมลเสนองานที่ดีทุกฉบับควรเน้นรายละเอียดการจ้างงาน 7 ประการ ได้แก่:

  • รับทราบข้อเสนอ สิ่งแรกที่คุณควรทำคือให้ผู้มีโอกาสเป็นพนักงานของคุณรู้ว่าคุณมีข้อเสนองานสำหรับเขา
  • ตำแหน่งงาน/ตำแหน่ง. ระบุตำแหน่งของงานให้ชัดเจน รวมถึงหน้าที่เพิ่มเติมใดๆ ที่เขา/เธออาจไม่ทราบ
  • สรุปสวัสดิการและเงินเดือน เน้นประโยชน์ที่สำคัญใดๆ ของตำแหน่งนี้
  • วันที่เริ่มต้น. รวมวันที่เริ่มต้นที่คุณเสนอและเสนอความยืดหยุ่น (ถ้ามี)
  • การแสดงอารมณ์หรือความกตัญญูกตเวที แสดงความขอบคุณอย่างชัดเจนและขอบคุณผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างสำหรับกระบวนการสัมภาษณ์
  • สัญญาจ้าง/สัญญาที่แนบมาพร้อมนี้ แนบแบบฟอร์มโดยละเอียดและขอลายเซ็นตอบรับ หากจำเป็น
เสนอตัวอย่างอีเมลงาน:

นี่คืออีเมลเสนองานที่ Scott, Science of People CEO เขียนถึงสมาชิกใหม่ในทีมของเรา (ลบข้อมูลที่ละเอียดอ่อนออก):

อีเมลสำหรับผู้จ้างใหม่
การยอมรับเทมเพลตอีเมลข้อเสนองาน:

หัวเรื่อง: ข้อเสนองานจาก [ชื่อ บริษัท]



ที่รัก [ใส่ชื่อผู้รับ] ,

ขอบคุณมากสำหรับการโทรของเราเมื่อวานนี้! ฉันตื่นเต้นมากที่ได้พูดคุยกับคุณและได้ยินเกี่ยวกับความกระตือรือร้นของคุณในตำแหน่งนี้ เรารู้สึกตื่นเต้นที่จะเสนอตำแหน่งให้คุณ [ชื่อตำแหน่ง] ที่ [ชื่อ บริษัท].

ฉันได้แนบข้อตกลงการจ้างงานของเราเพื่อให้คุณตรวจสอบแล้ว แต่มีรายละเอียดดังต่อไปนี้:

[สรุปผลประโยชน์รวมเงินเดือน]

เรารู้สึกตื่นเต้นสำหรับคุณที่จะเริ่มต้นในสัปดาห์หน้าในวันที่ [วันที่เริ่มต้น] หากคุณว่างในขณะนั้น โปรดแจ้งให้เราทราบหากวันที่อื่นจะดีกว่า

หากคุณมีคำถามหรือข้อกังวลอื่นๆ โปรดแจ้งให้เราทราบ เรายินดีที่จะตอบ เรารู้สึกตื่นเต้นมากที่จะได้ต้อนรับใครบางคนที่มีความหลงใหลและความสามารถของคุณเพื่อช่วยกระจายคำออกไปในวงกว้าง

ความนับถือ,

[ชื่อของคุณ]

การยอมรับเทมเพลตอีเมลข้อเสนองาน

มีข้อเสนองานหรือไม่? ยอดเยี่ยม! คุณมีตัวเลือกสองสามอย่างขึ้นอยู่กับขั้นตอนต่อไปของคุณ:

  • ยอมรับข้อเสนอ สามารถทำได้ง่ายๆ เพียงแสดงความขอบคุณและขอบคุณ และกรอกแบบฟอร์มหรือสัญญาใดๆ (ถ้ามี)
  • คิดสิ่งต่าง ๆ ผ่าน หากคุณต้องการเวลา คุณสามารถแจ้งให้ผู้มีโอกาสเป็นนายจ้างของคุณทราบว่าคุณต้องใช้เวลาสองสามวันทำการในการตัดสินใจ
  • การเจรจาต่อรองตำแหน่ง ก่อนที่คุณจะเจรจา โปรดอ่านบทความที่ได้รับการสนับสนุนทางวิทยาศาสตร์เกี่ยวกับ วิธีการเจรจา !

เมื่อยอมรับข้อเสนองาน ให้คำนึงถึงสิ่งเหล่านี้:

  1. เขียนหัวเรื่องให้ชัดเจน ระบุอย่างชัดเจนว่าคุณกำลังยอมรับข้อเสนอในหัวเรื่อง
  2. ย้ำว่าคุณรับตำแหน่ง ย้ำอีกครั้งว่าคุณยอมรับในบรรทัดแรกพร้อมกับตำแหน่งและบริษัท
  3. แสดงความขอบคุณ ขอบคุณบริษัทและ/หรือผู้ว่าจ้างที่ให้โอกาส
  4. ให้สรุป. ย้ำและรับทราบการยอมรับเงื่อนไขข้อเสนอ รวมถึงเงินเดือน สวัสดิการ และวันที่เริ่มต้น
  5. ให้การสนับสนุนของคุณ ถามผู้รับว่าต้องการอะไรจากคุณอีกไหม
  6. จบแบบเน้นๆ!
การยอมรับเทมเพลตอีเมลข้อเสนองาน:

หัวเรื่อง: ตอบรับข้อเสนองาน - [ชื่อของคุณ]

ที่รัก [ใส่ชื่อผู้รับ] ,

ฉันยินดีที่จะรับตำแหน่งที่เสนอให้ที่ [ชื่อ บริษัท] สำหรับตำแหน่งของ [ตำแหน่งงาน] . ขอบคุณมากสำหรับโอกาสที่น่าตื่นเต้นนี้ในการเป็นส่วนหนึ่งของทีม

ฉันได้อ่านข้อตกลงของพนักงานอย่างครบถ้วนและได้แนบสำเนาที่ลงนามแล้วมากับอีเมลนี้ ฉันยืนยันว่าเงินเดือนเริ่มต้นของฉันจะเป็น [จำนวนเงินเงินเดือน] และวันที่เริ่มต้นของฉันจะเป็นวันที่ [วันที่].

หากมีสิ่งใดที่คุณต้องการจากฉันอีกก่อนวันที่เริ่มต้น โปรดแจ้งให้เราทราบ สามารถติดต่อทางโทรศัพท์ได้ที่ [หมายเลขโทรศัพท์] หรือติดต่อฉันทางอีเมล์ ฉันตื่นเต้นที่จะได้ร่วมงานกับคุณและคนอื่นๆ ในทีมเร็วๆ นี้!

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ]

ประเภทโปร: ต้องการสร้างความประทับใจไม่รู้ลืม? ลองให้ สายเข้า ถึงนายจ้างใหม่ของคุณแทนการเขียนอีเมล

ปฏิเสธข้อเสนองาน

คุณเคยได้ยินเกี่ยวกับ การศึกษาการปฏิเสธ ที่พวกเขาพบว่าหัวใจที่แตกสลายรู้สึกเหมือนแขนที่หัก? การถูกปฏิเสธมันเจ็บปวด แม้กระทั่งกับนายจ้างที่มีศักยภาพของคุณ ต่อไปนี้เป็นวิธี (กรุณา) ปฏิเสธข้อเสนองานของคุณใน 4 ขั้นตอน:

  1. ระบุข้อเสนอ รวมชื่อบริษัทและตำแหน่งงานที่เสนอ
  2. แสดงความขอบคุณ แสดงความขอบคุณสำหรับเวลาและความพยายามของพวกเขา
  3. ปฏิเสธข้อเสนอ ทำขั้นตอนนี้โดยย่อและพยายามอย่าลงรายละเอียดมากเกินไป
  4. จบแบบเน้นๆ!
ปฏิเสธเทมเพลตอีเมลข้อเสนองาน:

หัวเรื่อง: เสนองาน - [ชื่อของคุณ]

ที่รัก [ใส่ชื่อผู้รับ] ,

ขอบคุณที่เสนอบทบาทให้ฉันที่ [ชื่อ บริษัท] สำหรับตำแหน่งของ [ตำแหน่งงาน] . ยินดีที่ได้พูดคุยกับคุณ และฉันขอขอบคุณที่คุณสละเวลาสัมภาษณ์ฉัน

เป็นการตัดสินใจที่ยากลำบาก แต่ฉันตัดสินใจปฏิเสธข้อเสนอเพราะ [ฉันรับตำแหน่งที่บริษัทอื่น / ฉันจะอยู่ที่ตำแหน่งปัจจุบันกับบริษัทของฉัน / ฉันเลือกเส้นทางอาชีพที่ต่างออกไป] .

ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับเวลาและการพิจารณาของคุณ และฉันหวังว่าเส้นทางของเราจะข้ามไปในอนาคต

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ]

↑ สารบัญ ↑

เทมเพลตอีเมล #2: จดหมายลาออก

การออกจากงานไม่ใช่เรื่องง่าย โดยเฉพาะทางอีเมล เมื่อลาออก ควรทำด้วยตนเองและติดตามด้วยจดหมาย หรือแม้แต่ทางโทรศัพท์ แต่ถ้าคุณต้องทำทางอีเมล (เช่น ถ้าคุณเป็น ทำงานที่บ้าน พนักงาน) มีแนวทางปฏิบัติบางประการดังนี้

  1. ใส่ไว้ในหัวเรื่อง คุณต้องการความชัดเจน ดังนั้นให้เพิ่มคำว่า ลาออก หรือ ลาออก ที่ไหนสักแห่งในหัวเรื่องของคุณ
  2. ระบุตำแหน่งของคุณ ไม่ว่าบริษัทจะเล็กแค่ไหน การระบุตำแหน่งงานและ/หรือชื่อบริษัทของคุณเป็นสิ่งสำคัญ เพราะนี่คืออีเมลแจ้งการลาออกอย่างเป็นทางการ และควรคอยติดตามอยู่เสมอ
  3. แจ้งล่วงหน้า 2 อาทิตย์ครับ นี่เป็นบรรทัดฐานสำหรับงานทั้งหมดในอเมริกา และช่วยสร้างความสัมพันธ์ที่ดีกับคุณและนายจ้างของคุณ หากคุณไม่สามารถแจ้งล่วงหน้าสองสัปดาห์ได้ ให้เวลาให้มากที่สุด แจ้งให้นายจ้างทราบวันที่คุณลาออก
  4. แสดงความขอบคุณ แสดงความขอบคุณสำหรับโอกาสที่คุณได้ร่วมงานกับนายจ้างของคุณ อย่าพูดในแง่ลบเกี่ยวกับนายจ้างของคุณ เพราะนี่คืออีเมล และบันทึกทั้งหมดจะไม่ถูกลบ
  5. ให้เหตุผลของคุณ ให้เหตุผลของคุณสั้นและอย่าเจาะจง เว้นแต่คุณจะสนิทกับนายจ้างของคุณจริงๆ
  6. ให้การสนับสนุนของคุณ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าบริษัทของคุณรู้ว่าคุณพร้อมที่จะช่วยเหลือพวกเขาในระหว่างการเปลี่ยนแปลงของคุณ
  7. ฝากข้อมูลติดต่อของคุณ หากบริษัทของคุณต้องการติดต่อคุณในอนาคตด้วยเหตุผลใดก็ตาม โปรดให้ข้อมูลติดต่อของคุณ

ประเภทโปร: หลีกเลี่ยงการพูดคุยเรื่องการลาออกของคุณกับเพื่อนร่วมงานก่อนที่จะเป็นทางการ วิธีนี้จะช่วยหลีกเลี่ยงไม่ให้มีการแสดงละครที่ไม่จำเป็นและความลับที่อาจรั่วไหลถึงเจ้านายของคุณ

ตัวอย่างอีเมลลาออก:

ตัวอย่างอีเมลลาออก

แก้ไขจาก: LiveCareer



การลาออกจากเทมเพลตอีเมลงาน:

หัวเรื่อง: ลาออก – [ชื่อของคุณ]

ที่รัก [ใส่ชื่อผู้รับ] ,

ฉันกำลังส่งอีเมลนี้เพื่อแจ้งให้คุณทราบถึงการลาออกของฉัน [ตำแหน่งงาน] ที่ [ชื่อ บริษัท] , มีประสิทธิภาพ [วันที่]. ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบว่ามันเป็นประสบการณ์ที่ยอดเยี่ยมในการทำงานที่นี่ และฉันอยากจะขอบคุณและทีมงานสำหรับการสนับสนุนและช่วงเวลาดีๆ ที่เรามีร่วมกัน

ฉันรู้ว่ามันค่อนข้างกะทันหัน แต่ฉันตัดสินใจลาออกเพราะ [เหตุผล]. หากฉันสามารถให้ความช่วยเหลือใด ๆ ได้ในระหว่างการเปลี่ยนแปลงนี้ หรือหากคุณต้องการอะไรจากฉันก่อนวันที่ฉันจะลาออก โปรดแจ้งให้เราทราบ

สามารถติดต่อได้ที่ [หมายเลขโทรศัพท์] หรือ [อีเมล].

อีกครั้งขอบคุณมากสำหรับโอกาสในการทำงานที่ [ชื่อ บริษัท] . ฉันรู้สึกขอบคุณจริงๆ ที่ได้ทำงานที่นี่ และฉันหวังว่าเราจะติดต่อกันในอนาคต

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ]

↑ สารบัญ ↑

เทมเพลตอีเมล #3: คำขอโทษ

โอ้คุณทำผิดพลาด? ไม่เป็นไร เราทุกคนทำผิดพลาดได้! ปัญหาคือ เราจะเป็นเจ้าของความผิดพลาดได้อย่างไร?

อย่างแรก นี่คือสิ่งที่ไม่ควรพูด โดยได้รับความอนุเคราะห์จากทวีตจาก United Airlines:

ตัวอย่างอีเมลขอโทษของ United Airlines

วลีที่ฉันขอโทษที่ต้องรองรับลูกค้าเหล่านี้ใหม่ดูเหมือนไม่จริงใจเลยใช่ไหม จึงมีจำนวนมาก ฟันเฟืองสาธารณะ สำหรับคำขอโทษนี้



โชคดีที่มีเคล็ดลับบางประการในการสร้างอีเมลขอโทษอย่างมืออาชีพโดยไม่แสดงออกมาว่าไม่จริงใจ:

  1. หัวเรื่อง. พูดว่าฉันขอโทษหรือฉันขอโทษ ให้แน่ใจว่าคุณหมายถึงมัน!
  2. กล่าวถึงค่านิยมของคุณ ระบุความเชื่อและค่านิยมของคุณ และเหตุผลที่คุณเป็นคนมีศีลธรรมและไว้วางใจ
  3. แก้ไขปัญหา อธิบายข้อผิดพลาดที่คุณทำ และสาเหตุที่ข้อผิดพลาดนี้ขัดแย้งกับค่านิยมของคุณ
  4. บอกว่าคุณเสียใจ สิ่งนี้จะต้องเป็นจริงและในคำพูดของคุณเอง ถ้าเป็นไปได้ หลีกเลี่ยงการชี้นิ้วและเป็นเจ้าของความผิดพลาดของคุณ
  5. อธิบายแผนการเล่นของคุณ นี่เป็นส่วนที่สำคัญที่สุด บอกผู้รับว่าคุณจะเปลี่ยนแปลงอย่างไรหรือจะทำอะไรเพื่อให้สิ่งต่างๆ ดีขึ้น
  6. ขอขมา. อย่ากลัวที่จะแสดงอารมณ์เล็กน้อยเพื่อแสดงว่าคุณเสียใจจริงๆ

ตัวอย่างอีเมลขอโทษ:

โชคดีที่เมื่อนำคำแนะนำข้างต้นมารวมกัน United Airlines ทำได้ดีกว่ามากด้วยอีเมลขอโทษอย่างเป็นทางการ:

อีเมลขอโทษที่ถูกต้องจาก United Airlines

คุณสามารถดูอีเมลฉบับเต็มของ United Airlines ได้ ที่นี่ .



เราไม่สามารถพูดได้ว่าเราขอโทษพอสำหรับสิ่งที่เกิดขึ้นฟังดูดีขึ้นมาก! นอกจากนี้ อีเมลฉบับเต็มยังอธิบายถึงการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ United Airlines จะทำเพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหานี้เกิดขึ้นอีก

เทมเพลตอีเมลขอโทษ:

หัวเรื่อง: ฉันขอโทษ - [ชื่อของคุณ]

เฮ้ [ใส่ชื่อผู้รับ] ,

ฉันรู้ว่ามันสำคัญที่จะ [ค่าสถานะ / ความเชื่อ]. นั่นเป็นเหตุผลที่ฉันรู้สึกแย่เมื่อฉัน [ผิดพลาดที่นี่].

ฉันขอโทษที่ทำแบบนั้น ฉันไม่มีข้อแก้ตัวสำหรับความผิดพลาดนั้น และฉันต้องการแสดงให้คุณเห็นจริงๆ ว่าฉันจะทำให้ดีขึ้นในครั้งต่อไปได้อย่างไร เพื่อเป็นการตอบแทนคุณ ฉันจะ [ทำ x,y,z].

โปรดยกโทษให้ฉันสำหรับความผิดพลาดของฉัน ฉันหวังว่าคุณจะยอมรับคำขอโทษอย่างสุดซึ้งของฉัน

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อของคุณ]

↑ สารบัญ ↑

เทมเพลตอีเมล #4: อีเมลวันป่วย

เราเคยไปที่นั่นมาแล้ว: คุณตื่นขึ้นมาในวันหนึ่งด้วยความรู้สึกเจ็บคอและรู้สึกร้อนวูบวาบในหัว คุณป่วยและมีปัญหาที่ใหญ่กว่านั้น คุณต้องบอกเจ้านายของคุณ

ต่อไปนี้เป็นวิธีเขียนอีเมลวันลาป่วยที่สมบูรณ์แบบใน 6 ขั้นตอน:

  1. หัวข้อที่ชัดเจน เช่นเดียวกับอีเมลมืออาชีพอื่นๆ เขียนหัวข้อให้ชัดเจนเช่น Sick Day – [Your Name]
  2. ระบุเหตุผลของคุณ แจ้งให้นายจ้างของคุณทราบว่าคุณรู้สึกไม่สบาย และสิ่งที่ขัดขวางไม่ให้คุณมาที่สำนักงาน อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่มีไข้ ไอ ไปจนถึงรู้สึกไม่ค่อยสบาย
  3. ETA ที่คุณคาดหวัง แจ้งให้นายจ้างทราบเมื่อคุณคาดว่าจะกลับมา ถ้าคุณไม่รู้ว่าเมื่อไหร่ ให้พวกเขารู้ว่าคุณจะกลับมาในวันที่กำหนดตราบเท่าที่คุณอาการดีขึ้น
  4. บอกความพร้อมของคุณ ขึ้นอยู่กับว่าคุณป่วยแค่ไหน คุณสามารถบอกนายจ้างของคุณว่าคุณพร้อมที่จะติดต่อทางอีเมลหรือโทรศัพท์ หากคุณป่วยเกินกว่าจะทำอย่างใดอย่างหนึ่งได้ ให้พวกเขารู้ว่าคุณจะไม่กำลังตรวจสอบอีเมลของคุณ
  5. กำหนดเวลาใหม่ มีการประชุมที่สำคัญ? โครงการเนื่องจาก? ร่างโครงร่างในอีเมลของคุณว่าคุณจะจัดกำหนดการใหม่ในภายหลัง คุณยังสามารถขอให้เพื่อนร่วมงานช่วยถ้าเป็นไปได้
  6. ให้เครดิต. อย่าลืมจดบันทึกของแพทย์หรือแบบฟอร์มของโรงพยาบาลที่คุณส่งให้นายจ้างได้ เพื่อที่พวกเขาจะได้รู้ว่าคุณกำลังทำอะไรอยู่ระหว่างวันที่คุณป่วย

ประเภทโปร: อย่ารอช้า ยิ่งก่อนหน้านี้ยิ่งดี… โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณไม่รู้ว่าคุณจะใช้เวลาทั้งวันที่บ้านหรือที่สำนักงานแพทย์ และถ้าคุณมาสายแล้ว? ส่งอีเมลนั้นโดยเร็ว!

เทมเพลตอีเมลวันป่วย:

หัวเรื่อง: วันป่วย – [ชื่อของคุณ]

เฮ้ [ใส่ชื่อผู้รับ] ,

ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบโดยเร็วที่สุดว่าวันนี้ฉันจะไม่มาท างานเพราะ [ฉันเป็นไข้ตั้งแต่เมื่อคืน / ปวดท้อง / เป็นไข้หวัด] ฉันไปหาหมอที่ห้องทำงาน และมีคนบอกฉันว่าฉันจะกลับมาได้ตั้งแต่พรุ่งนี้ ตราบใดที่อาการยังไม่หาย ฉันสามารถจัดทำบันทึกของแพทย์ให้คุณเมื่อฉันกลับมาที่สำนักงาน

ฉันจะยังสามารถใช้ได้เพื่อ [ตรวจสอบอีเมล / ทำงานจากระยะไกล] ในขณะที่ฉันกำลังพักฟื้นอยู่ที่บ้าน สำหรับการประชุมที่กำหนดไว้ในวันนี้ จะเป็นการดีที่สุดถ้าเราสามารถจัดกำหนดการใหม่สำหรับวันพรุ่งนี้ได้

ขอบคุณที่เข้าใจ,

[ชื่อของคุณ]

↑ สารบัญ ↑

เทมเพลตอีเมล #5: การประชุม

ตลอดอาชีพการงานของฉัน ฉันได้กำหนดไว้เป็นร้อยๆ ถ้าไม่ใช่ พัน ของ ประชุม — ทั้งแบบต่อหน้าและผ่านวิดีโอคอล และสิ่งที่ฉันบอกคุณได้คือ:

การจัดประชุมมีความสำคัญพอๆ กับตัวการประชุมเอง

ไม่ว่าคุณจะจัดการประชุมกับคนคุ้นเคยหรือกับคนที่คุณไม่รู้จัก เวลาขัดแย้งหรือวาระที่ไม่ชัดเจนอาจทำให้โอกาสในการประชุมลดลง ต่อไปนี้คือเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญและเทมเพลตอีเมลที่ใช้งานง่ายสุด ๆ ที่คุณสามารถติดตามเพื่อรับอีเมลการประชุมที่สมบูรณ์แบบได้ทุกครั้ง

  1. หัวเรื่อง. มีหัวเรื่องเฉพาะ เช่น การประชุมใหม่ในวันศุกร์นี้หรือกำหนดการประชุม
  2. ระบุเหตุผล อะไรคือสาเหตุของการประชุม? เจาะจงเกี่ยวกับปัญหาหรือการอัปเดตที่คุณต้องการแก้ไข นี่จะเป็นวาระการประชุมของคุณ
  3. ให้เวลาและวันที่ กำหนดเวลาที่เหมาะสมสำหรับทุกคน ในกรณีที่คุณไม่แน่ใจ คุณสามารถแนะนำเวลาอื่นสำหรับการประชุมได้

การตั้งค่าเทมเพลตการประชุม:

หัวเรื่อง: ศุกร์นี้เจอกันใหม่

เฮ้ [ใส่ชื่อผู้รับ / ทุกคน] ,

ฉันต้องการที่จะเอื้อมมือออกไปและตั้งค่าการประชุมเพื่อ [แจ้งปัญหา/แจ้งอัพเดท]. เจอกันที่ [เวลาและวันที่] ?

โปรดยืนยันว่าวิธีนี้ใช้ได้ผลสำหรับคุณ หรือเวลาหรือสถานที่อื่นใช้ได้ผลแทน ฉันหวังว่าจะได้พบกัน!

ดีที่สุด,

[ชื่อของคุณ]

เทมเพลตการติดตามอีเมลหลังการประชุม:

คุณจัดการประชุมแต่ไม่ได้รับการตอบกลับหรือไม่? การศึกษาแสดง ว่าหากเกิน 2 วัน คุณมีโอกาส 90% ที่ไม่ได้รับการตอบกลับ บางทีอีเมลของคุณอาจถูกฝังอยู่ใต้อีเมลอื่นๆ นี่คืออีเมลติดตามผลอย่างรวดเร็ว:

หัวเรื่อง: คุณกำลังมา?

เฮ้ [ใส่ชื่อผู้รับ] ,

ฉันไม่ได้ยินมาสักพักแล้ว ฉันแค่ตรวจสอบเพื่อดูว่าคุณจะมาประชุมตามกำหนดหรือไม่!

ขอบคุณ,

[ชื่อของคุณ]

ขอบคุณอีเมลหลังการประชุม แม่แบบ:

คุณมี อัศจรรย์ การประชุม? คุณได้เรียนรู้สิ่งใหม่จากคนอื่นๆ ที่เข้าร่วมหรือไม่? ลองแสดงความขอบคุณต่อผู้คนที่ยอดเยี่ยมเหล่านี้! นี่เป็นโอกาสที่ดีในการมอบคุณค่า (หรือที่เรียกว่าการแนะนำผู้คนให้รู้จักกัน)!

หัวเรื่อง: จริงด้วย ประชุมเก่ง!

เฮ้ [ใส่ชื่อผู้รับ] !

ขอบคุณมากสำหรับการประชุมของเราก่อนหน้านี้ในวันนี้ ยินดีที่ได้รู้จักความคิดของคุณเกี่ยวกับ [หัวข้อวาระ]. คุณเก่งจริงๆที่ [อธิบาย / นำเสนอ / ฯลฯ ]. นอกจากนี้ ฉันยังสนุกกับการพูดคุยเกี่ยวกับ [สิ่งที่น่าสนใจ].

มีคนที่ฉันเจอก่อนหน้านี้ที่เก่งจริงๆ [หัวข้อที่เกี่ยวข้อง] . คนนั้นคือ [ชื่อของเขา / เธอ] ใครทำงานที่ [ชื่อ บริษัท] . ฉันคิดว่าพวกเขาสามารถให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับสิ่งที่เราพูดถึงก่อนหน้านี้ได้ ฉันขอแนะนำคุณสองคนได้ไหม

ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับการประชุมที่ยอดเยี่ยมก่อนหน้านี้ ฉันมั่นใจว่าคำแนะนำของคุณจะออกมาดี! ฉันหวังว่าเราจะได้ติดต่อกันและพูดคุยกันอีกครั้งในเร็วๆ นี้

ขอแสดงความนับถืออย่างสูง,

[ชื่อของคุณ]

↑ สารบัญ ↑

รายการตรวจสอบอีเมลระดับมืออาชีพ

นี่คือรายการตรวจสอบขั้นสุดท้ายก่อนที่คุณจะส่งอีเมลอย่างมืออาชีพ ตรวจสอบให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณครอบคลุมทุกอย่างก่อนที่คุณจะกดปุ่มส่ง!

  • อีเมลของฉันมีหัวเรื่องอีเมลที่มี U's 4 ตัวเป็นอย่างน้อยหรือไม่?
  • ฉันทักทายผู้รับอีเมลอย่างเหมาะสมโดยใช้น้ำเสียงที่ไม่เป็นทางการหรือเป็นทางการหรือไม่
  • ฉันชี้แจงความตั้งใจที่จะเขียนในย่อหน้าแรกหรือไม่?
  • ฉันได้ตรวจทานอีเมลของฉันสำหรับไวยากรณ์หรือการสะกดผิดหรือไม่?
  • ฉันได้บันทึกไฟล์แนบที่ใส่ไว้ในอีเมลหรือไม่
  • ตอนจบมีคำกระตุ้นการตัดสินใจหรือไม่?
  • ฉันปิดด้วยการลงชื่อออกที่เหมาะสมหรือไม่?

↑ สารบัญ ↑

อีเมลเหมือนเจ้านาย

นี่เป็นโบนัสสุดท้ายสำหรับคุณ ดูคู่มืออีเมลฉบับสะดวกที่ฉันชอบจาก @danidonovanl:

ดูโพสต์นี้บน Instagram

ฉันได้ทำงานเพื่อให้มีสติมากขึ้นในการเขียนอีเมล และทำคู่มือสำหรับพิมพ์ที่มีประโยชน์นี้ . ฉันมีนิสัยที่ไม่ดีในการใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์ อีโมจิ และตัวระบุ เช่น 'แค่' และ 'อาจ' มากเกินไป เพื่อให้ฟังดูเป็นมิตรและไม่คุกคามในอีเมล (แค่สงสัย / แค่ยืนยัน / แค่ตรวจสอบ / แค่ทำให้แน่ใจ / แค่อยากให้รู้) . คุณได้รับอนุญาตให้ใช้พื้นที่ เสียงของคุณสมควรที่จะได้ยิน ความคิดเห็นของคุณมีความสำคัญ คุณไม่จำเป็นต้องขอโทษสำหรับสิ่งที่มีอยู่หรือขอสิ่งที่คุณต้องการ คุณไม่ได้เจ้ากี้เจ้าการหรือเจ้ากี้เจ้าการเพราะไม่ได้ฟังดูเหมือนเครื่องห้าวหาญตลอด 24/7 . ถ้าคุณทำตัวเหมือนพรมเช็ดเท้า คุณก็ควรพัฒนารสนิยมของหนังรองเท้า คุณมีพลังเช่นกัน อย่ากลัวที่จะยืนหยัดเพื่อตัวเอง จะไม่มีใครทำเพื่อคุณ . ต้องการสนับสนุนงานศิลปะของฉัน เข้าร่วมชุมชน Discord ที่ยอดเยี่ยมของเรา และรับสิทธิ์การเข้าถึงแบบพิเศษเพื่อดูการ์ตูนเรื่องใหม่ก่อนใครไหม ลิงค์ในไบโอ

โพสต์ที่แชร์โดย Dani Donovan (@danidonovan) วันที่ 22 พฤษภาคม 2019 เวลา 15:43 น. PDT